Penggunaan Training Need Analysis Untuk Pengembangan Perusahaan

Penggunaan Training Need Analysis Untuk Pengembangan Perusahaan

Proses bisnis dalam sebuah perusahaan tidak lepas dari pelatihan karyawan untuk mengembangkan perusahaan. Hal tersebut dilakukan agar roda bisnis terus berjalan. Namun, proses pengembangan perusahaan ternyata ada tekniknya. Salah satunya yaitu training need analysis.

Bisa dibilang, TNA menjadi hal pokok yang harus dilakukan perusahaan sebelum mengadakan segala program yang berkaitan dengan pengembangan perusahaan. Sebab, jika tidak ada TNA, maka program yang akan dilakukan tidak berjalan secara maksimal.

Mengenal Training Need Analysis

Training need analysis atau dalam bahasa Indonesia berarti analisis kebutuhan pelatihan adalah proses analisis kebutuhan program pelatihan atau pengembangan potensi SDM di sebuah organisasi. Tujuan dari adanya TNA yaitu peningkatan kinerja karyawan dan organisasi.

TNA harus disiapkan sebelum program berjalan, karena merupakan pondasi pelatihan dan pengembangan perusahaan. Jika tidak, maka akan meningkatkan risiko materi yang salah dan efektivitas program yang rendah. Hal tersebut tentu akan menyebabkan perusahaan merugi.

Hasil Pembuatan TNA

Hasil atau laporan TNA harus menunjukkan manfaat program dan kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, ada pertanyaan yang harus dijawab lewat laporan TNA. Berikut ini daftar pertanyaan tersebut.

1. Apa tujuan yang ingin dicapai dalam proses ini?

2. Kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi pada program ini?

3. Apa manfaat program pelatihan terhadap bisnis?

4. Siapa yang membutuhkan program tersebut?

5. Di mana program akan dilaksanakan?

6. Bagaimana metode yang perlu diterapkan?

7. Berapa biaya atau anggaran yang harus digelontorkan?

Waktu untuk Mengadakan TNA

Proses TNA dilakukan ketika perusahaan berencana untuk mengadakan sebuah program training. Biasanya ada beberapa hal yang memicu diadakannya TNA, contohnya seperti berikut:

1. Tujuan atau target yang belum dan ingin dicapai.

2. Adanya gap antara capaian dan tujuan.

3. Kurangnya keterampilan karyawan dalam sebuah tim.

4. Penjualan yang terlalu rendah.

5. Adanya perubahan lingkungan kerja.

6. Persiapan karyawan untuk mutasi atau promosi.

7. Adanya situasi transisi tim.

Jenis Training Need Analysis

Untuk meningkatkan kinerja karyawan dan mengembangkan perusahaan, terdapat beberapa jenis TNA yang dapat disesuaikan dengan tingkatannya.

1. Individual Analysis (Analisis Individu)

Analisis individu menitikberatkan pada orang-orang dalam perusahaan yang membutuhkan pengembangan. Data bisa diambil dari kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan standar kinerja perusahaan atau adanya penurunan produktivitas. Selain itu juga bisa melalui wawancara pribadi, feedback, kuesioner, dan sebagainya.

Materi pelatihan dapat diisi dengan informasi baru yang berkaitan dengan bidang individu tersebut atau bisa juga motivasi. Dengan begitu, harapannya karyawan dapat bekerja dengan lebih baik.

2. Task Analysis (Analisis Tugas)

Task analysis atau terkadang disebut job analysis melihat pada persyaratan sebuah tugas dapat dilakukan. Analisis tugas dilakukan untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan atau skill apa yang dibutuhkan dalam melakukan tugas-tugas tertentu.

Dengan begitu, pihak manajemen dapat menyesuaikan pelatihan atau pengembangan yang cocok. Karena suatu tugas harus dikuasai oleh satu divisi atau bagian, maka standar kurikulum yang dibuat harus fokus pada tugas, tidak mengacu pada satu orang saja.

3. Organizational Analysis (Analisis Organisasi)

Inti dari analisis organisasi yaitu menentukan proses pelatihan yang menyeluruh, seperti sasaran, rencana, tujuan, serta visi dan misi organisasi. Dari sini maka strategi bisnis sebuah perusahaan dapat lebih mudah untuk ditentukan. Dalam menjalankan strategi tersebut, perusahaan membutuhkan karyawan yang kompeten.

Langkah-Langkah Membuat Training Need Analysis

1. Goal Analysis atau Organizational Analysis

Dalam membuat program pengembangan perusahaan, hal pertama yang harus ditentukan adalah tujuannya. Tujuan tersebut harus menekankan pada target perusahaan serta mempertimbangkan permasalahan apa yang sedang terjadi sehingga ingin diperbaiki.

Dengan demikian, semakin jelas apa yang diharapkan dari sebuah program pelatihan atau pengembangan. Tahap pertama ini berkaitan dengan analisis organisasi untuk melihat dinamika bisnis.

Sebisa mungkin, buat tujuan secara kuantitatif. Misalnya yaitu menurunkan tingkat turnover karyawan hingga 15% atau semacamnya.

2. Problem Analysis

Tidak semua masalah di dalam perusahaan berakar dari sumber daya manusianya. Bisa saja dari kualitas produk atau kurangnya peralatan yang memadai. Kedua contoh tersebut tidak bisa diselesaikan dengan pelatihan.

Di sini, tugas TNA adalah membuat laporan yang sesuai dengan keadaan beserta rekomendasi solusi.

3. Job Role Analysis

Tahap ketiga dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data mengenai KSA (knowledge, skill, dan attitude) calon peserta pelatihan atau divisinya. Misalnya, tim media memiliki kemampuan digital competencies dan tim sales memiliki kemampuan persuasive communication.

4. Learner Analysis

Di tahap keempat ini, Anda harus mengumpulkan data dan karakter peserta, lalu menganalisisnya. Data tersebut meliputi data diri, pendidikan, latar belakang, pelatihan yang pernah diikuti, posisi kerja, dan lain-lain.

Semua ini dibutuhkan untuk menentukan metode, proses, engagement, gaya bahasa, dan trainer saat training. Pastikan juga Anda memberitahu karyawan mengenai tujuan diadakannya pelatihan. Hal tersebut supaya karyawan mengerti proses pelatihan dan benefit yang akan mereka terima.

Keterlibatan karyawan ini membuat mereka akan menghargai pelatihan yang diselenggarakan. Selain itu, proses TNA juga akan tepat sasaran.

5. Implementation Analysis

Jika keempat analisis di atas sudah dilakukan, perusahaan semakin mengerti wawasan baru apa yang dibutuhkan karyawan. Dengan begitu, metode terbaik pada proses implementasi pun bisa dilakukan lebih mudah.

Analisis implementasi atau pelaksanaan program terdiri dari penentuan lokasi, materi, dan trainer. Estimasi ROI atau biaya juga bisa dimasukkan di tahap ini. Nantinya, estimasi tersebut bisa disertakan dalam laporan.

Fungsi Diadakannya TNA

Berdasarkan pengertian yang telah dijabarkan di atas, training need analysis tentu memiliki fungsi bagi perusahaan. Berikut ini fungsi TNA secara spesifik.

1. Mengetahui Informasi Karyawan

Melalui TNA, perusahaan bisa mendapatkan informasi pengetahuan karyawan mengenai perusahaan, produk, maupun konsumen. Selain itu perusahaan juga akan mengetahui kompetensi karyawan lebih jauh.

Dari informasi tersebut, perusahaan menjadi lebih paham akan karyawannya dan apa yang mereka pikirkan.

2. Mengetahui Informasi Pekerjaan

Setiap pekerjaan pasti memiliki job description yang berbeda. Hal tersebut harus dipahami oleh pimpinan di setiap tim. Dengan adanya TNA, maka informasi pekerjaan dari yang dasar hingga terbaru akan lebih mudah untuk diketahui.

3. Memudahkan untuk Melibatkan Stakeholders

Analisis untuk program pelatihan yang dibutuhkan akan mendorong perusahaan mencari dukungan. Dukungan tersebut bisa berupa stakeholder internal maupun eksternal.

4. Melakukan Perencanaan dengan Mudah

Setiap perusahaan memerlukan perencanaan yang matang. Untuk membuat rencana yang sesuai keadaan, diperlukan data yang valid mengenai karyawan, produksi, atau perusahaan.

Analisis dari TNA membantu perusahaan menentukan perencanaan yang tepat. Tentu perencanaan yang dibuat masih berkesinambungan dengan hasil program pelatihan.

Tanpa training need analysis, sebuah perusahaan hanya akan menebak-nebak atau bahkan berjalan tanpa pegangan. Sebab, tidak ada data valid yang mendasari kegiatan pengembangannya. jika sudah begitu, perusahaan pun tidak berumur panjang.